一、申请资助流程

1.申请人于每月第一周或第三周到学院办理申请手续（须开会前2-3个月申报），须提交如下材料：

（1）《山东大学资助研究生参加国际学术会议（境外）申请表》；

（2）会议主办方出具的正式邀请函录用通知、论文录用类别（ORAL或POSTER）证明（请附正式证明函件有官方签名或大会正式program），邀请函需提供导师签名的中文翻译件；

（3）提交导师审核签字论文原稿，格式按国内外正式期刊投稿格式，且作者为第一作者、山东大学为第一署名单位；

（4）外语水平证明；

2.导师对研究生提交的材料进行审核，在《山东大学资助研究生参加国际学术会议（境外）申请表》上签署意见，提交至研究生办公审核后，由主管院长签字盖章；有两名及以上学生参加同一会议，学院须推荐排序,未资助者优先考虑。

申请人同时提交签字盖章《山东大学因公出国、赴港澳申报表》,详见“二、办理出国（境）审批手续”

 3.申请人填写《山东大学在校研究生参加国际学术会议汇总表》，发送至tujiany@sdu.edu.cn，由学院统一上报研究生院。

二、办理出国（境）审批手续

1.个人申请：

（1）国际事务部网站——出入境事务——出国出境——相关下载——《山东大学因公出国、赴港澳申报表》，附并邀请信复印件及中文翻译件等材料，详见国际事务部网站。

2.学院审核：《山东大学因公出国、赴港澳申报表》需所在单位负责人签署意见并加盖公章（医学类研究生此处由齐鲁医学部审核签字盖章）。

3.研究生院：B317审核-B305签字-B331盖章。

4.国际事务部办理审批手续：国际事务部C315。

5.赴台湾审批程序同上，具体见国际事务部网站。

三、报销流程(每周三上午)

研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等；伙食费和差旅补助等不在报销范围内。

1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn。

2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部（明德楼C315）办理核销手续。

国际事务部会审核后，提供签字盖章的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”。

3.财务报账大厅审核、填写报销单

（1）携带国际事务部出具的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”到财务报账大厅11号“外汇报销”窗口审核。

（2）从财务报账大厅领取 “山东大学差旅费结算表”，将其余发票按要求粘贴填写，并请财务人员核实是否符合报销要求。

4.办理好以上手续，携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单”和“山东大学差旅费结算表”等报销单据及参会相关材料至学院研究生办公室（水利楼222），由学院统一到研究生院培养办（明德楼B317）办理相关手续。参会相关材料包括：

（1）会议日程安排（含有本人发言或报展的日程页原件、复印件）、会议论文集等会议材料；

（2）护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件；

（3）相关发票原件；

（4）山东大学出国赴港澳任务批件（由国际事务部出具）。

四、其他

1.已经获得资助名额者，如未能成行，资助名额自动取消，不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用；改为申请其它会议参会资助者，须重新申报。

2.如申请人正在境外交流，欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。