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山东大学资助研究生参加国际学术会议工作流程
发布时间:2018年06月25日 15:30    作者:    点击:[]

一、申请资助流程

1.申请人于每月第一周或第三周到学院办理申请手续(须开会前2-3个月申报),须提交如下材料:

1)《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》;

2)会议主办方出具的正式邀请函录用通知、论文录用类别(ORAL或POSTER)证明(请附正式证明函件有官方签名或大会正式program),邀请函需提供导师签名的中文翻译件;

3)提交导师审核签字论文原稿,格式按国内外正式期刊投稿格式,且作者为第一作者、山东大学为第一署名单位

4)外语水平证明;

2.导师、学院对研究生提交的材料进行审核,在《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》上签署意见,并由主管院长签字盖章;有两名及以上学生参加同一会议,学院须推荐排序,未资助者优先考虑。

同时提交签字盖章《山东大学因公出国、赴港澳申报表》,详见“二、办理出国(境)审批手续”

   3.学院填写《山东大学在校研究生参加国际学术会议汇总表》,并加盖单位公章,与申请材料一并交至研究生院培养办公室(明德楼B317)。

二、办理出国(境)审批手续

1.个人申请:

1)国际事务部网站——出入境事务——出国出境——相关下载——《山东大学因公出国、赴港澳申报表》,附并邀请信复印件及中文翻译件等材料,详见国际事务部网站。

2.学院审核:《山东大学因公出国、赴港澳申报表》需所在单位负责人签署意见并加盖公章(医学类研究生此处由齐鲁医学部审核签字盖章)。

3.研究生院:B317审核-B305签字-B331盖章。

4.国际事务部办理审批手续:国际事务部C315。

5.赴台湾审批程序同上,具体见国际事务部网站。

三、报销流程(每周三上午)

研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等;伙食费和差旅补助等不在报销范围内。

1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn

2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(明德楼C315)办理核销手续。

国际事务部会审核后,提供签字盖章的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”。

3.财务报账大厅审核、填写报销单

1)携带国际事务部出具的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”到财务报账大厅11号“外汇报销”窗口审核。

2)从财务报账大厅领取 “山东大学差旅费结算表”,将其余发票按要求粘贴填写,并请财务人员核实是否符合报销要求。

4.办理好以上手续,携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单”和“山东大学差旅费结算表”等报销单据及参会相关材料至研究生院培养办(明德楼B317)办理相关手续。参会相关材料包括:

1)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页原件、复印件)、会议论文集等会议材料;

2)护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件;

3)相关发票原件;

4)山东大学出国赴港澳任务批件(由国际事务部出具)。

四、其他

1.已经获得资助名额者,如未能成行,资助名额自动取消,不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用;改为申请其它会议参会资助者,须重新申报。

2.如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

3.2017山大公派项目QQ群 237251702,入群者申请加入参加“国际会议讨论组”。

 

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